DECÁLOGO DE ERRORES LETALES QUE NO DEBERÍA COMETER TU EMPRESA.

Cuando uno solo se centra en vender, vender y casi exclusivamente vender y crea una nueva empresa (Start up) o reinventa la que tiene, poniendo patas arriba todas las estructuras internas,... y no crece sobre unas bases sólidas, se convierte en un auténtico "kamikaze". Morirá, con las botas puestas, pero sin lugar a duda morirá.

Todo ello por haber cometido todos o quizás sólo unos pocos de los errores que seguidamente se relacionan... pero es que, en algunos casos, cometer sólo uno puede resultar fatal para nuestro negocio o empresa. Se puede originar un auténtico efecto dominó o "trigger effect" que dicen los anglosajones. Todo será cuestión de tiempo: Se podrá colocar una bomba de relojería en alguna parte estructural de un rascacielos o bien poner un grupo de termitas en la esquina de una cabaña de madera. Antes o después ambas construcciones se acabarán derrumbando. Una antes y la otra algo más de tiempo después... pero el resultado será el mismo. No quedarán más que los escombros. En las empresas ocurre lo mismo. Si se cometen fallos de diseño de su estructura, acabarán derrumbándose irremediablemente.

Nuestra gestión comercial puede ser la mejor del planeta. Es muy posible que nosotros mismos estemos inmersos en el proceso de venta como parte activa (Ser un CEO que está en todos los lados y en ninguno, un Country Manager que es gerente y director comercial al mismo tiempo, un emprendedor entusiasta, etc.), en una PYME o en una gran multinacional... da igual. Puede que la presión nos la autoimpongamos nosotros mismos o venga dada por el Director Regional, la sede corporativa u otras fuerzas externas y nos encontremos en el punto en el cual nos estemos diciendo aquello de "Ahora lo que hacen falta son ventas o crecer un X % sobre el año anterior (ese maldito "vs PY" que todo lo reduce a cifras sin cuantificar el esfuerzo y los medios que hemos invertido para su consecución) y si llegan éstas todo lo demás es secundario y todo se soportará sobre ellas. Así que pues, a la calle a vender todo el mundo". Y puede que un primer momento con este ímpetu notemos signos de mejoría y "atisbemos" que hemos dado en el clavo, lo que hará que a la larga la caída de nuestro edificio sea aún más dura, por la propia confianza que aún más nos despreocupará de todo lo demás.

¡Ojo! pues a los siguientes cimientos de nuestra empresa (bien sea "start up" o consolidada..., como digo, eso finalmente dará igual. Las termitas atacan por igual):

IT: Verifiquemos que nuestras redes funcionan bien (telefónicamente hay llamadas que directamente derivan a un fax o a la centralita del sistema de seguridad por descuido). Hagamos lo mismo con nuestra página web, que no tenga errores que lleven a enlaces rotos o muertos. Que se pueda hacer realmente un pedido "on line" (no hay nada peor para nuestros clientes que invertir tiempo en realizar una orden de entrega y que finalmente se esfume de la pantalla o no re pueda finalizar). Otro dato importante es que la información acerca de los servicios/productos sea precisa y que la documentación de soporte (de ser necesaria) sea fácil de ubicar e intuitiva.

Y mucho cuidado con la elección de los sistemas de gestión. Sí, los famosos ERPs. Su  elección es algo muy importante y ha de realizarse un concienzudo análisis previo, teniendo en cuenta lo que necesitamos, dónde nos encontramos y dónde queremos llegar. Tener falta de recursos de información no es bueno, pero otras veces el error viene dado por exceso. Esto es, tener un ERP demasiado "grande" para nuestras necesidades o que no saber usarlo correctamente para extraer todo su potencial. Podemos estar malgastando nuestros dinero y, lo que es peor, nuestros recursos sin un resultado óptimo.

  

Logística: Cuidado con los paquetes y embalajes de mala calidad. Cuidado con la presentación de los productos y su colocación, que no lleguen a su destino todo mezclados, rotos o vertidos. Revisemos que se cumplen los plazos de entrega y que la política de devolución funciona correctamente. Analicemos los inventarios de stock y prevengamos la obsolescencia de los productos (mediante un  sistema "FIFO" en lugar de "LIFO").

Producción: Importante un buen control de costes. Especial cuidado al "forecasting" y el "planning", tanto de materias primas como de productos finales. Extrememos al máximo el control de calidad en el "release" de productos. Y desde luego, las roturas de stock, que actúan como pirañas para una buena gestión de venta para evitar perder pedidos por quedar en "backorder" y no cumplir los plazos de entrega.

Marketing: Pero para que todo lo anterior ocurra, antes debemos de acometer la publicidad y propaganda de nuestra marca. Un branding plan que exhiba nuestras virtudes y que anuncie que hemos nacido o que hemos cambiado. Debemos de cuidar la comunicación interna y externa y tener claro cual es el mensaje a ofrecer al cliente desde todos los rincones de la empresa. Ante todo, un mensaje unificado y homogéneo.

Atención al cliente: En relación a lo comentado en el punto anterior, es muy común obtener información contradictoria tan solo hablando con un par de operadoras de una empresa, claro reflejo de que no ha sido propagada correcta y homogéneamente a todos los individuos y que los objetivos no están claro o no existe una política establecida respecto a cierto asunto concreto (y en muchos casos pueden ser FAQs). Debemos de simular todas las posibles contingencias que nos podemos encontrar y que todos el personal conozca las respuestas a transmitir. No en vano, todo lo que una buena gestión comercial ha ganado fuera se puede desvanecer de un plumazo por una sola llamada mal atendida o mal gestionada.

"Order Processing": ¿Se gestionan correctamente los pedidos una vez recibidos y se facturan todos los conceptos y a quién corresponde?. Es muy habitual que si este aspecto no se cuida, se rehagan facturas por precios, datos de facturación o formas de pago incorrectos; que derivan en una demora en su cobro. Hay organizaciones especialistas en buscar con lupa cualquier error en una factura para devolverla y pedir que sea refacturada de nuevo en base a ese error (contando el  vencimiento a partir de la nueva fecha de expedición). ¿Es lo mismo cobrar a 90 días que a 180 por culpa de incidencias de este tipo?. Aquí podemos tener un agujero negro muy importante que afectará de lleno en nuestro "cash-flow".

Post-venta: No extremar las precauciones en este área dará al traste con uno de nuestros principales objetivos que es la satisfacción del cliente. Debemos de asegurarnos que nuestros consumidores se fidelizan y vuelven a demandar nuestra marca y/o a recomendarla. Crear "engagement" con nuestra marca facilitará mantener un cliente en lugar de tratar de hacer uno nuevo. Muchas organizaciones tienen un serio problema de retención y reactivación de clientes.

Finanzas: Si no disponemos de datos para hacer un correcto análisis de los "KPIs" de nuestro negocio o estos llegan con demora y sin tiempo para realizar las correcciones oportunas, estaremos navegando sin timón y a la deriva. En pequeñas estructuras no tener los estados financieros al día también puede repercutir en un retraso en la presentación de impuestos o que estos estén incompletos, con las consiguientes multas y la posibilidad de que nos pueda realizar una inspección la Agencia Tributaria (algo que toda empresa y empresario teme como a la peste). Al mismo tiempo, no ser consciente de la importancia que el área financiera tiene en una empresa suele tener un alto coste intangible, que a la larga se traduce en muchos miles y millones de euros, a poco que se repare en ello. Una mala gestión de cobros y/o retrasos en los pagos a proveedores, producto de una mala optimización o incluso descontrol en la tesorería, es un cáncer silencioso que acaba en metástasis. Se ha de desterrar completamente esa idea que tienen algunos empresarios acerca de que el departamento de Finanzas es sólo contabilidad y, exclusivamente sirve para confeccionar unas cifras y crear unos estados financieros que presentar en el registro y que sean auditados. 

Legal: ¿Estamos cubiertos legalmente y cumplimos con las normativas que nos corresponden (Seguridad, Prevención de Riesgos Laborales, etc.), Licencias (de apertura, de registro de productos, etc)? ¿Se han redactado correctamente las políticas de venta, se revisan los contratos con clientes o proveedores para evitar riesgos futuros o clausulas abusivas?.

Planning & Controling: ¿Tenemos claros los objetivos a medio y largo plazo? ¿Son realistas y alcanzables? ¿Se ajusta, por ejemplo, el presupuesto periódicamente al "rolling forecast" actualizado?. ¿Desarrollamos, en suma, una estrategia clara y favorable a nuestro negocio o por el contrario vamos "improvisando"?.

Y no, no me he olvidado de un área de vital importancia, tan desdeñado en los tiempos actuales, que por otro lado es el que sustenta todo lo anterior, ya que es su pieza angular:

Capital Humano (RRHH): Intentar paliar la crisis con plantillas estrechas, desdeñando la inversión más importante que cualquier institución pueda realizar, que no es otra que invertir en Capital Humano, es el mayor error de todos los posibles "bugs" expuestos anteriormente.

No apostar por el talento, dejándolo escapar y/o rodearse de profesionales mediocres o con poca experiencia tiene un alto coste (Mayormente aún más alto e intangible que la suma de todos los anteriores), ya que en muchos casos fallar aquí es el primer paso que abre la caja de Pandora del resto de los errores mencionados más arriba.

Es importante tener en cuenta el valor que tiene la "seniority" de un profesional. Esto queda patente aún más en estructuras pequeñas y cortas. Es muy habitual que las "start ups" o empresas en reestructuración contraten personal con salarios muy bajos y/o con poca formación (en algunos casos becarios o recién licenciados), pues bien es altamente recomendable, al menos disponer de uno o varios trabajadores senior que aporten su experiencia y sepan anticiparse y corregir las posibles amenazas, así como sirvan de "trainers" o "coaches" para los "rookies", actuando como tutores y acelerando su formación. 

En cualquier caso, siempre hay que tener muy presente cuando se gestiona Capital Humano el siguiente ejemplo a modo de moraleja:

Pagar con cacahuetes... puede suponer que al "dejar" tu oficina sola, a tu vuelta te la encuentres convertida en una selva llena de monos saltarines.

OBJETIVO CONSEGUIDO... GRACIAS!!!.

Os doy las gracias de corazón a todos!!!.

Gracias a vuestras aportaciones, a vuestros mensajes y a vuestra confianza; el objetivo que marqué hace unas semanas es ya una realidad.

Correré con uno de los 250 dorsales solidarios que MAPOMA, ha puesto a disposición de algunos corredores en el Maratón de Madrid 2014. Mi participación en esta carrera es ya un hecho. Gracias a esta iniciativa de MAPOMA, el importe de la inscripción íntegra va destinada a financiar proyectos solidarios de ayuda a niños desfavorecidos, podéis pinchar aquí para más información.

Así pues, el próximo 27 de Abril de 2014, tomaré la salida, tal cual prometí en estas páginas, con una camiseta donde irá el nombre de cada uno de los que habéis colaborado y conseguido que todo esto sea una realidad. Tras completar los 42 km, tendré el honor de cruzar la meta del Rock & Roll Madrid Maratón 2014 con vuestro nombre...

...Y al mismo tiempo vuestra aportación económica íntegramente está ya siendo destinada a un beneficio solidario. Con doble efecto, pues además de colaborar en proyectos de ayuda a niños desfavorecidos, habéis conseguido que varios de mis sueños se hagan realidad:

• A nivel deportivo, poder correr un maratón completo (42 km). Hasta ahora solo había realizado oficialmente la mitad del recorrido y, el 27 de Abril,... os llevaré a muchos de vosotros dándome fuerzas para completar el recorrido... era algo que quería que fuera compartido... que fuera especial... y original y así lo va a ser. Al menos para mí.
• Al mismo tiempo, he conseguido ilusionar a diferentes personas en un proyecto personal y exclusivamente propio, (tan personal como que correré yo solito, con vuestra ayuda moral, pero las piernas serán las mías :-))... En serio..., que hayáis creído en mí y me hayáis demostrado vuestra confianza no tiene precio.  
• Y algo que me ilusiona enormemente, demostrar que con pequeños impulsos se hace una gran fuerza. Con aportaciones de 1€, y algunas otras superiores,... con un poquito de cada uno, se puede hacer un mucho para otros...

...Y de alguna forma, con este gesto se demuestra que el Crowdfunding es un hecho. Es una alternativa actual, pero sobre todo con un fuerte futuro a medio y largo plazo. Con un objetivo claro: financiar todo tipo de proyectos, tanto personales como profesionales. Se puede ayudar a buscar remedio para una enfermedad, como está haciendo María Pino Brumberg con la Ataxia de Friedreich que ella misma padece; se puede ayudar dando apoyo a un proyecto solidario, a financiar la publicación de un disco o un libro, etc...

... Pero donde mayor potencial existe es a nivel profesional y empresarial. Las entidades financieras han cerrado el acceso a crédito y hay muchos proyectos empresariales, muchas empresas en activo, "start-ups" y consolidadas con años de trayectoria; necesitadas de financiación externa que les ayude a escalar cotas más altas y les de un impulso hacia el éxito y el incremento de sus beneficios. Una aportación de fondos (muchas veces mínimo) que puede ser la clave entre el fracaso y el impulso esperado para crecer y crear valor... y con la contrapartida del beneficio para el inversor en forma de intereses, bien por medio de las plusvalías generadas por la participación en al accionariado de la empresa o como pago del interés pactado por la aportación de los fondos financieros.

Al final todos ganamos... el que necesita porque obtiene y el que ofrece porque rentabiliza su capital.

ANSIEDAD Y MIEDO = ÉXITO (LECCIONES DE LIDERAZGO 2.0 - PARTE II)

El miedo es ese sentimiento al.que muchos temen encontrándonos con una paradójica redundancia, pues el miedo es un sentimiento temido. Pero del que no nos podemos librar por mucho que queramos. Es algo que cuanto más quieres evitar, más presente está.

Es un sentimiento que nos atormenta de niños y siendo adultos aún nos persigue... todos queremos sentir, amor, tranquilidad, alegría y, el sentimiento más supremo, que es la felicidad... pero miedo... ¿Quién quiere sentir miedo?.

Los errores nos enseñan, tal cual explico en mi post "Error = Aprendizaje",  pero el miedo... ¿Qué nos aporta el miedo?.

Muchos dicen que el miedo es el mayor obstáculo. No lo digo yo... lo dice Google que tiene como 4.600.000 de entradas bajo esta búsqueda.

Pues voy a contradecir a Google. Da la casualidad que el miedo es bueno..., en su justa medida claro,... pues en un poco de miedo se encuentra un estado de ansiedad que nos aporta un "punch" adicional y nos mantiene alerta en todo lo que hacemos, empujándonos en esos retos que tenemos frente a nosotros. Es pues, uno más de nuestros aliados de cara al éxito.

Grete Waitz, 9 veces ganadora de la maratón de Nueva York, dice, en su libro Maratón, que en su participación en una maratón no se puso nerviosa, porque no sabía donde se metía y nadie esperaba nada de ella. En maratones posteriores, cuando ya tenía cierta reputación y objetivos personales, se ponía nerviosa en cada prueba. Pese a los éxitos ya cosechados siempre se preguntaba - Por qué hago esto? -. Existía una presión externa y ella también se imponía cierta presión. Todos esperaban que ganase. Ella ya conocía la expresión: "Si no estás nervioso, lo mejor es colgar las botas".

El nerviosismo positivo es lo que te hace seguir adelante. Uno debe de saber que el temor forma parte del resto y, cuando se aprende a sacar partido, aprendes a apreciarlo como un elemento más de la experiencia. Es lo que hace fluir la adrenalina, te motiva y te ayuda a correr.

La rutina es una antesala de la desgana y una vez pasado ese nivel... tenemos muchísimas posibilidades de fracasar. Esto es extrapolable a cualquier ámbito de nuestra vida: personal, familiar, deportivo y, por supuesto, profesional.

Cuando estamos motivados por una meta, nuestra psique está en alerta por ese objetivo... y más nos vale que sea así... por muy seguros que estemos de nosotros mismos... porque la exigencia que requiere el reto juega en nuestra contra y si no lo compensamos con un nivel de "excitación", si no nos estimulamos para sacar lo mejor de nosotros mismos... no llegaremos o nos quedaremos más lejos de lo que podríamos haber llegado. Y ¿Quién es el culpable de que eso ocurra? pues simple y llanamente el miedo. 

Un viejo proverbio chino dice "Cuanto más sé, más miedo tengo".

Grete Waitz continua diciendo que "El temor puede llegar a convertirse en miedo y eso puede llegar a paralizar. La mejor forma de combatirlo es hacer algo que te garantizará poder llegar a la meta con toda seguridad: salir despacio y correr de forma moderada, lo cual te proporcionará la seguridad de tenerlo todo bajo control.

Acepta los altibajos que atravesarás. Habrá días en los que te parecerá estar volando y días en los que arrastrarás los pies (...) Habrá días en los que tendrás que superar cierta negatividad. Tal vez no te apetezca correr, o estés triste o deprimido. Pero merece la pena ser perseverante. Si consigues motivarte para salir a correr, después te sentirás mucho mejor".

Hay un Dr. Jekyll y un Mr. Hyde en cada uno de nosotros, hay un ser estúpido, asustado y maligno; y por oposición, otro acertado, valiente y benévolo, al mismo tiempo. Saber gestionar los teoricamente "malos" sentimientos que nos embargan y aprovecharlos en nuestro favor es uno de los mejores favores que podemos hacernos.

El miedo es el primero de ellos porque es el primero que nos pone en la antesala de nuestra antítesis vital, que no es otra que ser felices. Tener miedo, y no saber encauzarlo correctamente, usándolo de forma positiva, nos llevará a la frustración por no poder conseguido nuestros objetivos y, siguiendo el camino lineal..., acabaremos sumidos en la tristeza y la depresión. Y todo ¿Por qué? por no reconocer nuestras debilidades y aprender a utilizarlas de forma positiva. Todos tenemos miedo. Sí, todos. Nadie se salva sin excepción. Si algo que haces no te genera un mínimo de ansiedad, déjalo porque te has acomodado. Salir de tu zona de confort es lo mejor que te puede pasar. Si no tienes miedo de perder a tu familia, a las personas que amas, a tus amigos; es que no los valoras de verdad. Saber que no estarán siempre ahí, a no ser que los cuides, te ayudará a valorarlos y apreciarlos más y a sacar lo mejor de ti para ellos.

Y no debemos de olvidar que el motivo que hizo que los primeros primates (nuestros antepasados en la evolución humana) comenzaran a correr... posiblemente fuera el intento de cazar una gran pieza y mucho más posible que también fuera huyendo de algún enemigo natural (oso cavernario, mamut, etc.)... lo que llevaría implícita la consiguiente dosis de miedo... lo cual, les haría "comerse el coco" para pensar como poder doblegar a animales más grandes y fuertes que ellos. Mejorando las técnicas de caza y dando un paso en la evolución humana. El miedo les ayudó a pensar y pensar los hizo mejores... y creo que es obvio que hubo éxito, pues aquí estamos tú y yo, querido lector, como descendientes de todos esos primates que fueron nuestros tatara-tatara-tatarabuelos. Lo que reafirma la teoría que el miedo... conduce al éxito. 

Por todo ello, no olvides que ese miedo y esa ansiedad son una gasolina que pone en alerta tu estado mental y físico. Puedes bajar la rampa de tu vida en punto muerto y dejar que caiga por su inercia o pisar a tope el acelerador. Tú eliges.